Document Controller

Onze klant is een ingenieursbureau actief in zeer uiteenlopende industrieën zoals de olie en gas, voedingsmiddelenindustrie, chemie en farmacie. Voor de ondersteuning van hun projecten wensen wij hun team uit te breiden met een "Document Controller":

Wat ga je doen?

1. Projectadministratie:

Middels hun Document Management Systeem (Proarc) informeer je het projectteam over de status van documenten (zowel van opdrachtgevers als leveranciers) die opgesteld worden binnen een project. Je beheert de registratie, doet de archivering en de distributie van de documenten in overeenstemming met de eisen in het contract, de eisen van de opdrachtgever of die uit hun eigen kwaliteitssysteem.

Als onderdeel van het team, zie je geen bezwaren om taken uit te voeren die binnen je mogelijkheden liggen om zo het project team te ondersteunen en te informeren wanneer er afwijkingen in o.a. de planning ontstaan.

2. Projectrapportage:

Middels de vanuit hun Document Management Systeem gemaakte rapporten informeer je actief de collega’s die van de documentstatus op de hoogte dienen te zijn. Samen met je collega’s maak je regelmatig, of wanneer benodigd, de voortgangsbewaking bekend aan het team binnen het project.

Rekening houdend met de vereisten van het projectplan, de eisen en wensen van de opdrachtgever en verplichtingen van leveranciers ben je in staat om de benodigde informatie aan alle betrokken partijen te geven.

3. Communicatie:

Je houdt van helder en bondig communiceren over de status van documenten naar alle betrokken interne en externe partijen. Communiceren met leveranciers over status en opleverdatum (expediten) van documenten en, als moet, leveringen gaat je net zo makkelijk af als communiceren met opdrachtgevers.

De communicatie is essentieel voor de benodigde inzichten binnen projecten.

Persoonlijk contact of telefonisch contact opnemen met leveranciers of collega’s vindt je leuker dan het sturen van een email die je gebruikt om de door jou gemaakte afspraken te bevestigen (of eens een herinnering te sturen).

• Je hebt een afgeronde TSO of Bachelor opleiding in technische of economische richting.
• Je hebt ongeveer 3 jaar werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie.
• Ervaring met een Document Managent System, bv. Proarc of ander systeem is een pré, geen vereiste.
• Je beschikt over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands (must) en Engels.
• Je bent assertief en communicatief sterk, houdt contact met engineers en leveranciers en zorgt dat ze zich houden aan de gemaakte afspraken.
• Je deelt actief de bij jou bekende informatie met alle partijen als engineers en inkopers.
• Je hebt een goed geordende administratie hoog in het vaandel staan door geordend te werken.

• Dankzij onze persoonlijke aanpak en doorgedreven technische kennis willen we jou de ideale springplank bieden voor jouw carrière.
• Bij ons krijg je de kans om je volledig in te zetten voor diverse projecten bij onze klanten, met de zekerheid van een vast contract voor onbepaalde tijd. Hierdoor kun je jouw expertise en kennis in jouw vakgebied aanzienlijk uitbreiden, terwijl je blijft doen wat je het liefste doet.
• Natuurlijk belonen we jouw inzet met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een bedrijfswagen met tankkaart, maaltijdcheques, verzekeringen, een cafetariaplan en diverse andere extralegale voordelen die jou het leven gemakkelijker maken.