Privacy policy kandidaten

Jouw privacy is belangrijk voor ons!

Binnen onze organisatie Nova Engineering NV gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij jou over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen.

1. Wie contacteren in geval van vragen?

Nova Engineering NV, met maatschappelijke zetel te Genkersteenweg 379 bus a, 3500 Hasselt en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0408.306.553, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Nova Engineering NV verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

Indien je bijkomende vragen hebt en/of meer informatie wenst, kan je steeds onze DPO Audrey Vanderperren contacteren op het volgende contactadres privacy@nova-engineering.be.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

• Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
• Een kopie van identiteitskaart of verblijfsvergunning en eventuele arbeidskaart indien van toepassing;
• Een kopie van jouw rijbewijs indien dit nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
• Foto's en video's;
• Payrollinformatie zoals: jouw rijksregisternummer, jouw adres, jouw burgerlijke staat, jouw bankrekeningnummer, jouw gezinssamenstelling, jouw geboortedatum, -plaats en -land, jouw telefoonnummer, jouw e-mailadres, jouw gezinssamenstelling, jouw nationaliteit, jouw geslacht, jouw taal;
• Jouw loon en loonfiches;
• De naam van een contactpersoon in geval van nood;
• Checklist onthaal en werkpostfiche;
• Documenten en evaluatieformulieren in het kader van de tewerkstelling in een VCA gecertificeerde onderneming;
• Jouw opleidingscertificaten en eventuele testresultaten;
• Jouw sociale documenten;
• Het attest van medische geschiktheid indien nodig voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

4. Wat gebeurt er op onze website?

Bij een bezoek aan onze site bewaren we volgende persoonsgegevens:

• Jouw domeinnaam (IP-adres) als je een bezoek brengt aan onze webpagina's;
• Jouw e-mailadres als je boodschappen/vragen plaatst op deze website;
• Jouw e-mailadres als je dit aan ons communiceert;
• Jouw e-mailadres als je deelneemt aan discussieforums;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's van andere sites die je geraadpleegd hebt om naar onze site te gaan;
• Alle informatie met betrekking tot de pagina's die je op onze site geraadpleegd hebt;
• Alle informatie die je vrijwillig verstrekt hebt (bijvoorbeeld onderzoek informatie en/of site-registratie).

Deze informatie wordt gebruikt:

• Om de inhoud van onze website te verbeteren;
• Om je later te contacteren voor direct marketingdoeleinden.

Als je ons jouw postadres via het web meedeelt kan je periodieke mailings ontvangen van ons, met informatie over producten en diensten en opkomende evenementen.

Als je ons jouw telefoonnummer via het web meedeelt kan je telefonisch gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen.

Als je ons jouw gsm-nummer via het web meedeelt kan je via tekstberichten (SMS/MMS/ed) gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen (voor direct marketing doeleinden) indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je ons jouw nummer meegedeeld hebt.

Als je ons jouw e-mailadres via het web meedeelt kan je via e-mail gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze producten en onze diensten of over opkomende evenementen (voor direct marketing doeleinden) indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je ons jouw e-mail adres meegedeeld hebt.

Je kan zowel door ons als door bedrijven/organisaties, die deel uitmaken van onze commerciële partners, gecontacteerd worden. Hieromtrent verwijzen we je naar punt 7 van deze policy met betrekking tot jouw rechten.

Als je van geen enkel bedrijf nog mailings of telefonische oproepen wenst te ontvangen, contacteer dan de Robinson-lijst van het Belgisch Direct Marketing Verbond (online: www.robinsonlist.be, gratis telefoonnummer: 0800-91 886 of per post: BDMV, Robinson list, Buro&Design Center, Heizel Esplanade B46, 1020 Brussel).

5. Cookies

Wanneer je onze website bezoekt worden ook bepaalde gegevens bewaard, op basis van cookies die worden geplaatst.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de computer of ander toestel worden opgeslagen als je een website bezoekt of gebruik maakt van een applicatie. Het cookie-bestand laat toe om jouw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de online-dienst of bij volgende bezoeken.

Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website of applicatie die je bezoekt, maar ook door servers van derde partijen die met deze website of applicatie samenwerken.

Via jouw browserinstellingen kan je de installatie van cookies weigeren of beheren. Je kan ook op elk moment de al geïnstalleerde cookies van jouw computer of mobiel apparaat verwijderen.

Welke cookies gebruikt onze website?

Onze website gebruikt functionele cookies (in hoofdzaak tijdelijke cookies) om het gebruik van onze website mogelijk te maken en/of te vergemakkelijken. Je kan deze cookies uitzetten via jouw browser, maar dit kan het functioneren van onze website negatief aantasten. Zodra je jouw browser of de applicatie sluit en verlaat worden deze cookies gewist.

Derde-partij-cookies zijn cookies die beheerd en geplaatst worden door een derde partij (bv. YouTube, Twitter, Facebook, Vimeo, ...). Derde-partij-cookies zorgen er dus voor dat bepaalde gegevens door jouw bezoek of gebruik van onze website aan derden verzonden worden. Hiervoor verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen hierover op hun eigen websites daarover geven: Facebook, Twitter, Google/Youtube, Vimeo, ... Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen.

Via onze website worden ook cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics dienst. Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website (met inbegrip van jouw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal jouw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Je kan het gebruik van cookies weigeren door in jouw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kan benutten.

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

6. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Jouw payrollinformatie, loon en loonfiches en jouw sociale documenten worden verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.

Jouw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals testresultaten en evaluatieformulieren worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

Jouw opleidingscertificaten worden verzameld in het kader van jouw tewerkstelling bij één van onze klanten en dus met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

Foto's en video's worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie en voor marketingdoeleinden op onze sociale media met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming.

Een kopie van identiteitskaart of verblijfsvergunning en eventuele arbeidskaart wordt verzameld met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

Een kopie van jouw rijbewijs wordt verzameld indien het nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

Jouw burgerlijke staat en de kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

Een checklist onthaal en werkpostfiche verzamelen we met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

Documenten en evaluatieformulieren verzamelen we in het kader van een tewerkstelling in een VCA gecertificeerde onderneming met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

Het attest van medische geschiktheid verzamelen we, indien nodig, in het kader van een tewerkstelling met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

De gegevens die we bewaren bij jouw bezoek aan onze website, verwerken we met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming en ons gerechtvaardigd belang.

7. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaten worden tot 3 jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard. Na het verstrijken van de termijn zal je opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek jouw toestemming te geven indien je nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.

De persoonsgegevens van kandidaten die effectief via ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zal je opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek jouw toestemming te geven indien je nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.

Jouw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten jouw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

8. Wat zijn je rechten als kandidaat?

8.1. Recht op toegang en inzage

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

8.2. Recht op verbetering, verwijdering en beperking

Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heb je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Je kan je niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van jou dienen bij te houden en te verwerken.

Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

8.3. Recht van verzet

Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

8.4. Recht van gegevensoverdracht

Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

8.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.

8.6. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zal door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

8.7. Uitoefening van uw rechten

Je kan jouw rechten uitoefenen door het aanvraagformulier, beschikbaar onderaan deze pagina, in te vullen en duidelijk te specifiëren welk recht je wil uitoefenen.

8.8. Klachten

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je een vordering tot schadevergoeding instellen.

9. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

• Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat Group S, met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;
• Jouw aanspreektitel, naam, voornaam, adres, rijksregisternummer, taal worden doorgegeven aan Edenred voor het toekennen van maaltijdcheques;
• Jouw naam en voornaam worden doorgegeven aan Sodexo voor het toekennen voor ecocheques;
• Jouw naam, voornaam, rijksregisternummer, telefoonnummer en emailadres worden doorgegeven aan UnifiedPost, met als doel het beheren van jouw elektronische arbeidsovereenkomsten;
• Jouw payrollinformatie, jouw medische informatie en informatie over jouw tewerkstelling worden doorgegeven aan AG Insurance (arbeidsongevallenverzekering) in het kader van onze wettelijke verplichtingen bij het plaatsvinden van een arbeidsongeval/weg-werkongeval;
• Jouw naam, voornaam, rijksregisternummer en werkpostfiche worden doorgegeven aan onze externe dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Attentia in het kader van het welzijnsbeleid.
• Jouw cv, motivatiebrief en eventuele testresultaten worden doorgegeven aan onze klanten om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.
• Jouw geanonimiseerd cv, motivatiebrief en eventuele testresultaten worden doorgegeven aan onze prospecten om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.
• Jouw payrollinformatie wordt indien nodig doorgegeven aan onze klant, waar je tewerkgesteld bent, met het oog op een vaste indiensttreding bij deze klant of een eventuele opleiding.
• Jouw payrollinformatie wordt indien nodig doorgegeven aan onze opleidingspartners voor de inschrijving van een opleiding in het kader van jouw tewerkstelling.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Jouw naam, voornaam en functie zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval je jouw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

Jouw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van kwaliteitslabels, van onder andere de beroepsfederatie en externe auditpartners.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

10. Wij beschermen jouw persoonsgegevens

Nova Engineering NV doet er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen. Nova Engineering NV neemt alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn, want jouw privacy is belangrijk voor ons!

11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is geen statisch document. Hij kan en zal in de loop van de tijd een aantal wijzigingen ondergaan. Je zal hiervan steevast tijdig op de hoogte worden gebracht.

 

Aanvraagformulier